Le registre des entreprises du Québec est un outil numérique novateur ayant pour finalité la transparence des activités commerciales qui se concentrent dans la province. L’inscription des entreprises au registre est une obligation, mais pourquoi ? Découvrez l’importance du registre des entreprises du Québec pour les entreprises en activité sur le territoire.
Qu’est-ce que le registre des entreprises du Québec ?
Le registre des entreprises a été établi dans le but de protéger les citoyens et les entreprises dans le cadre de leurs échanges économiques, mais en quoi consiste-t-il ?
Le rôle du registre des entreprises du Québec
Le registre des entreprises du Québec (REQ) est né de la Loi sur la publicité légale des entreprises. De cette loi est apparue, le 1er janvier 1994, l’obligation des entreprises du Québec de s’immatriculer et de déclarer leur nom ainsi que les adresses des actionnaires, des administrateurs, des dirigeants non membres du conseil d’administration et des associés.
La présence des entités du Québec au sein du registre des entreprises confirme ainsi l’exécution de leur obligation d’immatriculation. La présence d’une entreprise au sein du registre confirme également sa déclaration de mise à jour des informations.
Le registre s’apparente à un véhicule de publicité légale pour toutes les entreprises du Québec, toute forme confondue. Il rassemble les informations légales de chaque entité exerçant une activité dans la province et dans le reste du Canada. Ces renseignements sont mis à disposition des citoyens à titre gratuit.
À noter que les entreprises ayant effectué leur déclaration demeurent responsables de l’exactitude des informations contenus dans le registre des entreprises.
Les informations disponibles dans le registre des entreprises du Québec
Le registre des entreprises du Québec est une banque de données qui regroupe les informations sur toutes les entreprises en activité sur le sol québécois. Il renferme :
- le nom ;
- le mot apparenté ;
- le Numéro d’Entreprise du Québec (NEQ) ;
- le numéro de dossier au Fichier Central des Entreprises (FCE) ;
- le numéro de dossier au fichier des autorités publiques.
Parmi les informations disponibles se trouvent le NEQ. Le numéro permet aux organismes gouvernementaux de vérifier l’identité d’une entreprise et de contrôler l’accomplissement de ses devoirs professionnels.
En vertu de la Loi visant l’amélioration de la transparence des entreprises, ces dernières sont tenues de fournir une série d’informations sur les bénéficiaires ultimes, c’est-à-dire, les personnes physiques possédant 25% ou plus des droits de vote et de la juste valeur marchande de l’entreprise. Sont aussi concernées les personnes physiques exerçant une influence sur les décisions de l’entreprise.
Pour chaque bénéficiaire seront déclarés :
- le nom et le prénom ;
- la date de naissance ;
- la date de prise à effet du statut de bénéficiaire ultime ;
- l’adresse professionnelle et l’adresse du domicile du bénéficiaire ;
- le type de contrôle ;
- le pourcentage d’actions détenues.
La date de naissance et l’adresses personnelle du bénéficiaire sont inaccessibles au grand public sur le site du REQ.
À quoi sert le registre des entreprises du Québec ?
Le REQ fournit un panel de services. Le site officiel vous permet de consulter le dossier d’une entreprise : faire les recherches sur une entreprise, demander ou annuler une réservation de nom, demander un regroupement d’informations, demander une copie de document ou un certificat d’attestation et vérifier un numéro de certification.
Une entreprise en démarrage peut aussi réaliser une immatriculation ou une réimmatriculation. Le site web permet aussi la modification et la mise à jour des informations sur l’entreprise.
L’espace Mon bureau du site donne aux entreprises un accès à leurs informations, leur permettant de les mettre à jour au besoin.
Les citoyens peuvent rechercher une entreprise à partir de son nom, son NEQ, son numéro de dossier au FCE ou un mot apparenté.
Le site permet aussi de radier une immatriculation : une radiation sur demande de l’entreprise, une radiation d’office par le registraire ou une révocation d’une radiation d’office.
Pour finir, le site officiel du REQ permet de liquider ou de dissoudre une entreprise.
L’inscription au registre des entreprises du Québec
L’inscription au registre des entreprises du Québec conduit à une série de responsabilités et d’obligations.
Comment s’inscrire au registre des entreprises du Québec ?
Le Règlement sur la Publicité Légale des Entreprises (RPLE) dicte les exigences sur l’inscription des entreprises au REQ (les frais d’enregistrement, les sanctions en cas de divulgation d’informations, les formulaires d’inscription…).
L’inscription comprend plusieurs étapes et se passe sur le site du Registre des Entreprises du Québec. Il faut :
- cliquer sur le bouton « s’inscrire au Registre des entreprises » afin d’accéder à la page d’inscription ;
- choisir le type d’entreprise à inscrire ;
- remplir le formulaire d’inscription ;
- vérifier les informations inscrites ;
- accepter les conditions d’utilisation du REQ ;
- payer les frais d’inscription en ligne avec une carte de crédit ou un compte bancaire ;
- patienter jusqu’à la réception d’un NEQ.
Le NEQ servira d’identifiant de l’entreprise auprès des organismes gouvernementaux.
Les obligations des entreprises inscrites au registre des entreprises du Québec
Les entreprises nouvellement inscrites s’acquittent de plusieurs responsabilités. Chaque entité immatriculée a l’obligation annuelle de produire une déclaration de mise à jour. La démarche est obligatoire même en l’absence de changement des habitudes de l’entreprise et de l’organisation interne.
La mise à jour courante s’effectue si la déclaration de mise à jour annuelle a déjà été produite. Elle intervient dans le cadre de nouveaux changements au cours de l’année. Dans ce cas, l’entreprise a 30 jours, à compter de la date du changement, pour produire une déclaration de mise à jour courante.
L’immatriculation implique le paiement annuel des droits d’immatriculation. Le versement s’opère en même temps que la production de la déclaration de mise à jour annuelle et la déclaration de revenus.
Une entreprise qui constate l’absence d’informations ou l’inexactitude d’une information dans le REQ entreprend une correction. L’opération se déroule à l’espace « Mon bureau ». Après la correction arrive la déclaration de mise à jour de correction.
Les entreprises en cessation d’activité produisent une déclaration de radiation, toujours à partir de l’espace « Mon bureau ».
L’absence dans le registre a-t-elle un impact sur l’entreprise ?
Les entreprises qui exercent une activité commerciale au Québec doivent s’inscrire dans le REQ, selon la Loi sur la Publicité Légale des Entreprises (LPLE). Le manquement à cette obligation expose le responsable à des conséquences administratives, juridiques et financière.
Selon cette loi, les entreprises non-inscrites au REQ sont passibles d’une sanction financière par le gouvernement du Québec. Les responsables s’acquittent d’amendes accompagnées de frais de régularisation supplémentaires.
Les entreprises non-inscrites au registre éprouveront de la difficulté à obtenir des financements de la part des institutions financière et des investisseurs, sachant que l’immatriculation au REQ est un critère fondamental au déblocage de fonds. Le manquement à cette obligation peut témoigner d’une mauvaise gestion ou d’un manque de transparence, aux yeux des investisseurs.
Le non-respect de cette obligation complique l’obtention de licences et de permis nécessaires à l’exercice de l’activité commerciale de l’entreprise. Les organismes gouvernementaux exigent une preuve de l’inscription au REQ.
L’absence d’immatriculation engage la responsabilité personnelle des propriétaires et des dirigeants de l’entreprise défaillante. Ils seront tenus personnellement responsables des dettes de l’entreprise, même si la forme de leur entreprise stipule le contraire.
Quelles sont les sanctions en cas de fausses informations dans le registre des entreprises du Québec ?
La LPLE édicte les sanctions prévues pour les entreprises responsables de fausses informations dans le REQ. Selon la règlementation, l’auteur de la faute peut faire l’objet d’une poursuite pénale. Il s’expose également à des amendes, voire des peines d’emprisonnement.
Le gouvernement du Québec impose des amendes aux entreprises responsables, dont le montant dépendra de la gravité de la violation.
La Loi sur la Protection des Renseignements Personnels dans le Secteur Privé (LPRPSP) prévoit des sanctions pour les entreprises responsables de fausses informations. L’article juridique stipule que l’affirmation d’informations inexacte engage la responsabilité civile de l’auteur. Il sera responsable des dommages causés à des tiers et devra s’acquitter des dommages-intérêts si les victimes intentent une action en justice.
Pour finir, une entreprise reconnue coupable de divulgation de fausses informations ou d’informations trompeuses dans le REQ perd un privilège important : l’accès aux programmes de subventions du gouvernement.
Conclusion
Le Registre des entreprises du Québec se rapproche d’un outil de centralisation des données des entreprises en activité au Québec. Il constitue un levier pour les entrepreneurs dans la constitution de leur entreprise. Cependant, cette étape n’est pas une mince affaire. La création d’une entreprise au Québec implique d’autres obligations et requiert des formalités administratives et juridiques complexes. La présence d’un avocat en droit des affaires est donc requise pour effectuer les démarches dans les règles.
L’avocat spécialisé vous assistera dès le démarrage de votre entreprise. Il vous aidera tout au long du parcours. Pour finir, il réalisera la rédaction des documents indispensables (contrats commerciaux, documents juridiques, conventions…).
Sources :
À propos du registre des entreprises | Gouvernement du Québec (quebec.ca)
Services offerts par le Registraire des entreprises | Entreprises Québec (gouv.qc.ca)
Obligations légales liées à l’immatriculation d’une entreprise | Gouvernement du Québec (quebec.ca)
