L’importance de l’immatriculation d’une entreprise individuelle

Une entreprise individuelle est l’œuvre d’une seule personne, connue sous le nom de travailleur autonome ou indépendant. Le propriétaire agit en tant que consultant et travaille dans son bureau, qui peut être un local ou sa propre maison. Bien qu’il soit libre de travailler à sa guise, l’entrepreneur doit respecter certaines obligations administratives liées à la gestion d’une entreprise. L’une des démarches administratives essentielles est l’immatriculation. Comment immatriculer une entreprise individuelle ?

Pourquoi immatriculer une entreprise individuelle ?

L’immatriculation n’est pas seulement une simple formalité administrative, elle est aussi un moyen de recueillir des informations spécifiques sur votre entreprise individuelle.

L’immatriculation : une formalité administrative incontournable

L’immatriculation fait partie des formalités administratives indispensables à la création d’une entreprise. C’est la dernière étape à franchir pour l’entrepreneur avant d’obtenir le droit d’exercer son activité commerciale (vendre des produits ou proposer des services). Cette opération lui donne également le droit de facturer ses prestations.

Infomation : toute entreprise qui s’immatricule au registre des entreprises reçoit un NEQ. Les personnes physiques exploitant une entreprise individuelle sont dans l’incapacité d’obtenir ce numéro d’entreprise du Québec (NEQ). 

L’immatriculation : pour collecter des informations

L’immatriculation d’une Entreprise Individuelle se déroule au Registraire des Entreprises du Québec (REQ) ou au Registre du commerce et des sociétés en France. Elle signe le démarrage de la vie professionnelle de l’entrepreneur. Le statut lui permet alors de déclarer ses revenus ainsi que ses dépenses dans une section autre que la déclaration d’impôts des particuliers.

Cette opération centralise dans la base de données du REQ les informations des entrepreneurs et leurs activités professionnelles. Ces informations sont essentielles pour les partenaires d’affaires, les citoyens ainsi que les organismes gouvernementaux qui font affaire avec les entreprises. Par exemple, les entités bancaires peuvent vérifier l’inscription d’une entreprise au REQ avant de lui accorder une carte de crédit pour entreprise.

L’immatriculation : pour quelle entreprise ?

Doivent effectuer une déclaration d’immatriculation les personnes et les formes juridiques spécifiques suivantes :

  • une personne physique exploitant une entreprise individuelle au Québec ;
  • une personne physique exploitant une entreprise individuelle et un point de vente de tabac ou un salon de bronzage ;
  • une personne morale exerçant une activité et domiciliée au Québec ;
  • une personne morale non constituée au Québec qui y exerce une activité commerciale ;
  • une personne morale de droit privé non constituée au Québec résultant d’une fusion de la Loi sur les sociétés par actions ;
  • une société de personnes non constituées au Québec exerçant une activité dans la région ;
  • une société en nom collectif ;
  • une société encommandite ;
  • une fiducie exploitant une entreprise commerciale au Québec ;
  • le syndicat de copropriété.

La démarche est néanmoins inutile pour les personnes morales constituées au Québec qui ont déposé leur statut au registre, car leur immatriculation est automatique.

L'immatriculation d'une entreprise compte parmi les démarches administratives indispensables.

Quelles sont les étapes de l’immatriculation d’une entreprise individuelle au Canada ?

L’immatriculation d’une entreprise individuelle découle d’une initiative personnelle et se scinde en plusieurs étapes.

Récolter les informations nécessaires

La déclaration d’immatriculation requiert quelques documents et informations indispensables :

  • le nom et l’adresse du signataire de la demande d’immatriculation ;
  • le nom de la personne physique ;
  • les autres noms utilisés pour l’identification de l’entreprise dans l’exercice de son activité au Québec ;
  • l’adresse du domicile de la personne physique ;
  • l’adresse du domicile de la personne mandatée pour recevoir les documents de la personne physique ;
  • les activités de la personne physique ;
  • le nom et l’adresse de l’administrateur du bien d’autrui, la fonction ainsi que la durée de son mandat ;
  • les coordonnées de la personne à contacter si le Registraire des entreprises a besoin d’informations supplémentaires.

Les procédures commencent ensuite par le dépôt d’une demande au REQ.

Effectuer l’immatriculation

Dirigez-vous vers le site des Registraires des entreprises au Québec et choisissez l’option « immatriculation ».

La collecte des informations (nom, adresse) poursuit les procédures. Après validation des données, fournissez le nom de votre entreprise (dans le cas où vous utilisez un autre nom que votre prénom ou votre nom de famille).

Saisissez ensuite :

  • votre adresse personnelle ;
  • les coordonnées des personnes qui recevront les documents de l’entreprise ;
  • vos activités professionnelles ;
  • le nombre de salariés employés ;
  • les codes d’activité économique (CAE) décrivant les secteurs d’activité de l’entreprise.

L’indication des codes d’activité nécessite la saisie des détails sur l’activité de l’entreprise.

Fournir les informations complémentaires

Indiquez les modalités de traitement de votre demande. À ce stade, le site vous propose de bénéficier d’un traitement prioritaire moyennant des frais ou d’un traitement classique sans frais supplémentaires.

Les démarches se terminent par la vérification des informations inscrites dans les formulaires. L’étape finale vous invite à confirmer le nom de votre entreprise, son adresse, le code d’activité économique ainsi que le montant des frais applicables à la demande d’immatriculation.

Quels sont les avantages de l’immatriculation d’une entreprise individuelle ?

L’immatriculation d’une entreprise individuelle accorde certains avantages financiers et fiscaux, mais cache quelques inconvénients.

Un avantage financier

L’immatriculation d’une entreprise individuelle est simple, c’est pourquoi les entrepreneurs qui se lancent dans les affaires choisissent ce statut juridique pour démarrer leur activité.

Les frais de démarrage et de fonctionnement sont accessibles, car ils excluent les frais gouvernementaux, les frais d’avocat, les honoraires des comptables et des notaires.

Son fonctionnement est d’autant plus simple. La forme juridique propose une gestion simplifiée de l’organisation. Le travailleur est autonome et reste maître de ses décisions, de la direction et de la gestion de son entreprise.

Un avantage fiscal

Une entreprise individuelle immatriculée offre un réel avantage fiscal. Les profits ainsi que les pertes relèvent des revenus personnels de l’entrepreneur. Par conséquent, il peut prétendre à certains crédits d’impôts destinés aux particuliers afin de réduire les sommes à verser à l’Etat (frais médicaux, frais de garde d’enfants…).

Le travailleur est en droit de déduire de ses revenus les dépenses liées à l’exploitation de l’entreprise. Il bénéficie d’un crédit d’impôt calculé sur la base du montant fixé par les gouvernements.

L’entrepreneur peut aussi utiliser les dépenses d’exploitation de son entreprise afin de réduire l’impôt personnel.

Quels sont les inconvénients de l’immatriculation d’une entreprise individuelle ?

L’entreprise individuelle engage la responsabilité personnelle du propriétaire, ce qui l’expose à un risque de perte financière en cas de déficit budgétaire. D’ailleurs, les créanciers ont le droit de prélever leur dû sur ses actifs personnels et son patrimoine personnel s’il a des difficultés à rembourser ses dettes.

La difficulté du démarrage du projet entrepreneurial freine les établissements financiers à accorder leur soutien budgétaire aux entrepreneurs.

L’impôt sur le revenu augmente en même temps que le chiffre d’affaires. Ainsi, la structure juridique devient désavantageuse pour une activité génératrice de revenus. Dans ce cas, l’entrepreneur a intérêt à choisir le statut de société par actions.

Par ailleurs, le travailleur ne peut prétendre aux avantages sociaux : assurance-vie, assurance-maladie, congés maladies, vacances, fonds de pension, régimes de retraite…

La présence d'un avocat est essentielle au succès des procédures d'immatriculation d'une entreprise individuelle.

Quelles sont les obligations légales d’une entreprise individuelle immatriculée ?

L’immatriculation d’une entreprise individuelle engendre certaines obligations fiscales et administratives.

Les obligations fiscales d’une entreprise individuelle immatriculée

Le travailleur indépendant immatriculé endosse plusieurs obligations fiscales, en l’occurrence le paiement des impôts et des taxes.

Les revenus de l’entreprise doivent être déclarés à même la déclaration du revenu personnelle.

D’ailleurs, son activité commerciale l’oblige à s’inscrire aux fichiers des taxes de Revenu Québec et ainsi verser les sommes prélevées à la source au gouvernement s’il emploie des travailleurs.

Le versement du droit annuel

L’immatriculation au REQ vous engage au versement de droits annuels. Les tarifs sont variables en fonction de la nature de votre entité :

  • environ une trentaine de dollars pour une personne physique ;
  • environ une trentaine de dollars pour une association et autre groupement de personnes ;
  • environ une cinquantaine de dollars pour une société de personnes ;
  • environ une centaine de dollars pour une personne morale à but lucratif et fiducie ;
  • environ une trentaine de dollars pour une personne morale sans but lucratif.

Une coopérative verse un droit annuel d’environ une quarantaine de dollars.

La déclaration annuelle de mise à jour

Chaque année, l’entrepreneur doit effectuer dans les délais convenus la déclaration de mise à jour. Les entreprises individuelles ainsi que les sociétés de personnes réalisent l’opération entre le 1er janvier et le 15 juin.

La démarche est gratuite, peu importe la nature de l’entreprise. L’opération a aussi l’avantage d’être facile et rapide, car elle ne prend que quelques minutes.

Le manquement à cette obligation de déclaration d’activité entraîne le paiement de frais de production tardive.

Conclusion

L’immatriculation n’est pas une démarche fastidieuse. Cependant, l’opération doit être réalisée dans les règles de l’art, d’où l’importance de l’assistance d’un avocat en droit des affaires. L’expert vous aide à démarrer votre entreprise dans les meilleures conditions.

Bien que les procédures se déroulent en ligne, il accomplit à votre place l’ensemble des démarches. Son intervention vous permettra de gagner du temps et vous épargnera les contraintes administratives chronophages.

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